안녕하세요, 당신의 시간제 직원 이지태스크입니다 
회의록은 회의 후 실행이 바로 이루어져야 할 때 그 실행을 독력하기 위한 이유로 또는 기록을 남겨 서로 다른 해석을 하지 않도록 방지하기 위해 필요한데요.
그래서 이번에는 지난번에 효율적인 회의TIP에 이어 회의록 작성TIP을 알려드리려고 합니다!
1.
회의 기록 방법
회의록을 작성하기 위해서는 먼저 회의 기록 방법을 선택해야하는데요. 각 기록방법마다 장담점이 있답니다.
방법 | 메모 | 녹음 | 녹화 |
장점 | 컴퓨터를 이용하여 입력하면 빠른 회의록 작성 후 공유할 수 있음. | 모든 회의 내용을 빠짐없이 기록하기 위함. | 회의를 생중계하고나 다른사람에게 회의 전체를 공유할 목적으로 이용. |
단점 | 타이핑을 하면서 회의에 집중하기 쉽지 않음. | 녹음 파일을 듣고 회의록을 작성하는데 시간 소요 | 녹화 파일을 듣고 회의록을 작성하는데 시간 소요 |
회의의 목적에 따라 방법을 달리해서 기록을 하는 것이 좋고 만약 정말 중요한 사안일 경우에는 녹음을 하는 것이 좋습니다.
최근에는 스마트폰의 녹음 기능을 이용하여 쉽게 녹을 할 수 있으니 그 방법을 이용하는 것도 좋은 방법이겠죠?
2.
회의록 양식 확인 및 회의 내용 사전 파악하기
대부분의 회사에는 정해진 회의록 양식이 있겠지만 만약 회의록 양식이 없을 경우 회의 시작 전 회의록 양식을 먼저 만드는 것이 좋습니다.
양식이 있다면 회의 내용을 사전에 파악하고 기본적인 내용들은 작성을 모두 해 둘수 있으니까요.
회의 내용을 사전에 파악할 때는 육하원칙의 내용대로 파악을 하고 적어두면되는데요.
누가? (Who) | 회의 참석자 명단 |
언제? (When) | 사전 공유된 회의 일시 |
어디서? (Where) | 사전 공유된 회의 장소 |
왜? (Why) | 회의 소집의 목적 |
무엇을? (What) | 회의 안건 |
어떻게? (How) | 회의 주요 내용 |
3.
회의 메모 TIP
위에서 사전파악된 내용중 회의에 들어가면 가장 중요한 부분은 바로 ‘회의 안건’과 ‘회의 주요 내용’인데요.
대부분의 회의를 진행할 경우 처음 알려드린 기록 방법 중 메모를 가장 많이 이용하실텐데요. 회의 중/후 그 내용의 주요 내용들을 메모하고 요약하여 회의록을 기록해야하는데 사람들이 말을 따라 모든것을 메모하기에는 쉽지 않는것이 사실입니다.
그래서 회의 메모를 할 때 팁들을 가져와봤습니다.
1) 질문과 답변 형식으로 메모하기
회의 내용이 질문과 답변 형식으로 진행되는 경우가 많은데요. 이럴때는 질문과 답변을 간략하게 메모하는 것이 좋습니다.
2) 실행 내용을 핵심 요약해서 메모하기
문제가 발생하여 회의를 하는 경우 주체, 실행한 내용, 결과, 결과에 이른 원인의 흐름대로 핵심을 요약해 기록을 한다면 회의록에서 기승전결을 모두 볼 수 있기 때문에 내용을 파악하기 쉽답니다.
3) 회의 결과 앞으로의 실행사항 메모하기
대부분의 회의의 목적은 앞으로의 발전을 위한 것들이 많습니다. 그렇기때문에 회의 후 실행해야하는 것들이 결정이 되는 경우가 많은데요. 그렇다면 그 내용이 회의록에 들어가줘야겠죠?
실행해야 할 것, 그리고 그 주체를 명확하게 메모해야 추 후 진행사항을 다시 파악할 수 있고, 실행력을 높일 수 있답니다.
4) 보드에 내용을 사진으로 남기기
회의를 하며 설명 사항의 보드에 그려가며 설명을 했다면, 그 내용을 사진을 찍어 기록해 두는 것도 회의록을 작성할 때 도움이 될 수 있는 하나의 방법입니다.
회의에 집중했다면 보드에 그려진 그림의 의미를 알고 있기 때문에 회의록을 작성할 때 보드에 내용을 사진으로 보고 파악하여 요약할 수 있겠죠?
4.
회의록 공유 TIP
회의록은 작성도 중요하지만 결국 그 회의를 통해 나온 결과들을 파악하고 또 더 나아가 실행하는데에 회의의 목적이 있기 때문에 그 내용을 공유하는 것이 매우 중요합니다.
공유할 때 중요한 사항들이 몇 가지 있는데요.
1) 가능한 빠른 시간안에 공유할 것
회의록의 내용이 빠르게 공유되어야 관련자들의 실행력을 높일 수 있고, 또 회의 내용을 잘못 파악하는 사람이 없도록 방지하기 위함도 있습니다.
2) 발표자료/후속 공유자료를 함께 공유할 것
회의록을 공유할 때 회의시 발표된 자료와 후속 공유자료를 모두 함께 공유하는것이 좋습니다.
해당 자료들을 함께 공유하면 관련자들이 회의 내용을 다시 상기하고 또 추 후 관련자들이 회의내용을 다시 확인하고 싶을 때 들여다 볼 수 있기 때문에 회의록에 발표/후속공유 자료들을 첨부문서로 함께 첨부하세요!
3) 상급자에게 보고 후 공유
회의록을 작성한 후 반드시 상급자에게 먼저 회의록의 내용을 확인 받은 후 공유하는 것이 좋습니다. 메모에 의존한 회의록의 내용 중 작성자의 판단 오류가 들어갈 수 있기 때문에 먼저 나 이외의 한 명과 회의 내용이 맞는지 더블체크하것은 습관을 들이는 것이 좋답니다.
이번에는 회의 내용을 한 번에 파악할 수 있는 회의록 작성TIP에 대해 알아봤는데요.
내가 회의록을 써야하는 역할을 맡게됐는데 무엇부터 어떻게 작성해야할지 모르겠고 막막할 일 없도록 저희가 알려드린 팁을 활용하여 회의록을 작성해 보세요!
그럼 다음에 또 다른 업무꿀팁으로 돌아오겠습니다
