안녕하세요
일이 가볍고 쉬워지는 곳 이지태스크입니다.
일이 가볍고 쉬워지는 곳 이지태스크입니다.기안서와 품의서의 차이 여러분들을 아시나요?
회사에 따라 기안서라고 하는 회사도, 품의서라고 하는 회사도 있는데요. 두 문서 모두 “의사결정을 위해 작성하는 문서”라는 의미에서 동일하지만 사전적인 의미에서는 차이가 있답니다.
그래서 오늘은 이 두 서류의 차이첨을 알아보고 더 나아가 어떻게 작성해야 하는지 간단하게 알아보도록 하겠습니다!
1.
기안서와 품의서의 차이점
사실 기안서와 품의서는 사전적 의미는 아래와 같은데요.
•
기안서: 문제해결을 위해 실행 전 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서
•
품의서: 일의 시행에 앞서 결정된 시안을 실행하기 위해 결재권자에게 특정한 시안을 승인해줄 것을 요청하는 문서
사전적의미로는 기안서를 근거로 더 구체적인 내용을 작성하는 것이 품의서지만 회사에서는 동일한 개념으로 사용한답니다.
2.
기안서/품의서 작성 방법
각 회사에 기안서 혹은 품의서 양식이 존재한다면 더욱 쉽게 작성을 할 수 있을텐데요.
만야 그렇지 않더라도 인터넷에 많은 양식들이 있기 때문에 아래의 중요점만 잘 기억해두시고 작성해 주시면 됩니다!
1) 제목은 무엇을 요청하는 지 두괄식으로 한줄로 줄여 적기
일할 때는 미괄식이 아닌 두괄시 화법을 많이 쓰라고 이야기하는데요. 문서라고 다르지 않습니다.
직속 상관과는 내용에 대한 이해가 잘 이루어져 있을 수도 있겠지만 기안서/품의서는 결재를 받는 서류기 때문에 더 위에 상급자도 내용을 파악하기 쉽게 작성해야 합니다.
그렇기 때문에 무엇을 요청하는지 두괄식으로 말하면 서류를 이해하기 편하답니다.
예를 들어 “~건을 ~한 이유로 요청합니다.” 와 같은 내용으로 제목을 적어주시면 목적을 분명히 할 수 있겠죠?
2) 번호 별로 내용을 구분하여 기록하기
서류에 서술형으로 내용을 쓰면 내용이 느러지며 읽기가 힘들고 결국에는 가독성이 떨어진답니다.
대상/예상비용/물품명/거래처/기간/특이사항/요청부서/필요서류 등 항목 별로 번호를 붙여 구분하여 적어준다면 결재자가 쉽게 내용을 파악할 수 있겠죠?
3) 중복/누락없이 작성하기
서류는 간경해야 가독성이 높아진답니다. 그렇기 때문에 같은 내요을 반복하지 말고, 중요내용을 빼먹지말고 꼭 적어주어야겠죠?
또 참고 자료가 있다면 꼭 첨부를 해 전달하는 것이 결재자가 내용을 파악하기 편하니 참고자료들은 첨부해 주세요.
서류를 작성하고 결재자 입장에서 다시 한 번 서류를 검토해 보세요. 만약 스스로 파악하기 힘들다면 바로 위 사수들에게 또는 동기에게 검토를 요청하는 것도 좋은 방법이랍니다.
오늘은 기안서와 품의서의 차이와 그 작성법에 대하여 알아봤는데요.
회사에서 일을 하다보면 처음 접해보는 종류의 문서들은 어떻게 작성을 해야하나 까마득할 때가 있답니다. 사실 기안서/품의서 뿐만 아니라 모든 문서를 작성할 때 위에서 알려드린 작성 TIP들을 참고하시면 쉽게 작성하실 수 있을거에요!
그럼 저는 다음에 또 다른 업무꿀팁으로 돌아오겠습니다^^
